Vaizdo stebėjimas pagal BDAR: ką šiandien būtina žinoti kiekvienam verslui?

Vaizdo stebėjimo sistemos šiandien plačiai naudojamos verslo aplinkoje – nuo biurų ir prekybos vietų iki gamybinių ar sandėliavimo patalpų. Tačiau netinkamai vykdomas vaizdo stebėjimas gali pažeisti asmenų privatumą ir sukelti teisinių bei reputacinių pasekmių organizacijai, todėl jam taikomi Bendrojo duomenų apsaugos reglamento (BDAR) reikalavimai.

Vaizdo stebėjimo tikslas turi būti aiškus ir teisėtas

BDAR numato, kad vaizdo stebėjimas gali būti vykdomas tik esant aiškiai apibrėžtam ir teisėtam tikslui. Dažniausiai taikomas pagrindas – turto apsauga, darbuotojų ir lankytojų saugumo užtikrinimas, incidentų prevencija ar tyrimas. Organizacija turi gebėti pagrįsti, kodėl stebėjimas yra būtinas ir kodėl pasirinktos priemonės yra proporcingos siekiamam tikslui.

Kur galima montuoti vaizdo kameras?

Prieš įrengiant vaizdo stebėjimo sistemas, būtina įvertinti kamerų išdėstymą. Rekomenduojama kameras montuoti:

• prie įėjimų ir išėjimų;

• avarinių išėjimų zonose;

• bendro naudojimo patalpose;

• koridoriuose;

• teritorijose, kuriose kyla didesnė saugumo rizika.

Darbuotojų kontrolė negali tapti pagrindiniu stebėjimo tikslu

BDAR draudžia vaizdo stebėjimą naudoti kaip nuolatinę darbuotojų kontrolės priemonę. Dėl šios priežasties negali būti filmuojama konkreti darbuotojo darbo vieta vien siekiant stebėti jo darbo kokybę ar elgesį.

Išimtys galimos tik tam tikrais atvejais, pavyzdžiui, kai darbuotojai dirba su grynaisiais pinigais ar itin vertingu turtu. Tačiau net ir tokiose situacijose vaizdo stebėjimas turi būti nukreiptas į saugomą objektą – pavyzdžiui, kasos aparatą – o ne į patį darbuotoją.

Ypatingas dėmesys – privačioms erdvėms

Kitas svarbus principas vykdant vaizdo stebėjimą – pagarba asmens privatumui. Dėl šios priežasties draudžiama filmuoti zonas, kuriose žmonės pagrįstai tikisi privatumo.

Vaizdo stebėjimas negali būti vykdomas:

• poilsio zonose;

• virtuvėlėse;

• tualetuose;

• persirengimo kambariuose;

• kitose absoliutaus privatumo reikalaujančiose vietose.

Vaizdo stebėjimas tokiose vietose būtų laikomas neproporcingu ir neatitinkančiu BDAR principų.

Kas gali matyti vaizdo įrašus?

Prieiga prie vaizdo įrašų turi būti griežtai ribojama. Juos peržiūrėti gali tik darbdavio įgalioti asmenys, kuriems tokia prieiga būtina tiesioginėms darbo funkcijoms atlikti.

Tai reiškia, kad organizacija turi:

• nustatyti atsakingus asmenis;

• riboti prieigos teises;

• užtikrinti duomenų saugumą;

• fiksuoti prieigos prie įrašų atvejus, jei tai būtina.

Tokios priemonės padeda sumažinti neteisėto duomenų naudojimo ar nutekinimo riziką.

Kiek laiko galima saugoti vaizdo įrašus?

Dar viena svarbi BDAR nuostata – aiškiai nustatyta vaizdo įrašų saugojimo trukmė. Ji turi būti pagrįsta vaizdo stebėjimo tikslu ir apibrėžta konkrečiu dienų skaičiumi. Organizacija turi įvertinti, kiek laiko įrašai iš tiesų reikalingi numatytam tikslui pasiekti. Pasibaigus nustatytam terminui, vaizdo įrašai turi būti saugiai ištrinami.

Darbuotojai privalo būti informuoti

Jeigu organizacijoje vykdomas vaizdo stebėjimas, darbuotojai apie tai turi būti tinkamai informuoti. Informavimas turi būti atliekamas pasirašytinai arba kitu būdu, leidžiančiu įrodyti, kad darbuotojas buvo supažindintas su informacija apie vykdomą stebėjimą.

Svarbu užtikrinti skaidrumą ir aiškiai paaiškinti:

• kokiu tikslu vykdomas stebėjimas;

• kokiose vietose filmuojama;

• kiek laiko saugomi įrašai;

• kas turi prieigą prie duomenų.

Kaip tinkamai informuoti apie vykdomą vaizdo stebėjimą?

Nepakanka tik pakabinti ženklą su vaizdo kameros simboliu. Vien tik toks ženklinimas nėra laikomas tinkamu informavimu pagal BDAR reikalavimus. Asmenys turi būti informuojami aiškiai ir dar prieš patenkant į stebimą teritoriją ar patalpas.

Informacinėje lentelėje rekomenduojama pateikti:

• informaciją, kad teritorijoje vykdomas vaizdo stebėjimas;

• duomenų valdytojo pavadinimą;

• kontaktinę informaciją (adresą, el. paštą ar telefono numerį);

• vaizdo stebėjimo tikslą;

• nuorodą į išsamesnę privatumo informaciją.

Atsakingas vaizdo stebėjimas – organizacijos brandos ženklas

Vaizdo stebėjimas gali būti efektyvi saugumo priemonė, tačiau jis privalo būti vykdomas atsakingai ir laikantis BDAR reikalavimų. Skaidrus informavimas, proporcingas stebėjimas ir pagarba asmens privatumui padeda ne tik išvengti teisinių rizikų, bet ir stiprina organizacijos reputaciją.

Tinkamai įgyvendinta duomenų apsauga šiandien tampa ne tik teisine pareiga, bet ir pasitikėjimo ženklu klientams, darbuotojams bei verslo partneriams.